Proceso de Checkout
El checkout en HiLucy finaliza la estancia del huésped liquidando su folio y transicionando la reserva a su estado completado. Actualmente, el checkout es gestionado por el personal de la propiedad desde el panel de administración. Los huéspedes pueden seguir sus cargos durante toda la estancia desde Mi Folio en la app, y un asistente de checkout de autoservicio completo está en la hoja de ruta para una versión futura.
Cómo Funciona el Checkout
Cuando un huésped está listo para partir, el miembro del personal encargado del checkout sigue este proceso desde el Gestor de Reservas:
- Revisar el folio -- Abrir la reserva del huésped desde la pestaña de Checkouts y revisar todos los elementos en su folio. Esto incluye cargos de habitación, cargos incidentales, minibar, actividades y cualquier ajuste.
- Liquidar cargos pendientes -- Si el folio tiene un saldo impago, capturar el monto de la tarjeta del huésped en archivo. HiLucy usa un modelo de captura al cierre: los cargos acumulados durante la estancia se capturan contra el método de pago guardado al checkout.
- Procesar ajustes -- Aplicar descuentos finales, correcciones o cargos adicionales antes de cerrar el folio.
- Marcar como checkout -- Hacer clic en Check Out para transicionar la reserva de "alojado" a estado "checked_out".
Una vez realizado el checkout, la reserva se cierra y pasa a los registros históricos.
Liquidación del Folio (Captura al Cierre)
Durante la estancia del huésped, los cargos se agregan al folio como elementos de línea. La tarjeta del huésped, guardada durante el check-in online, está autorizada pero no se cobra hasta el checkout. Este enfoque de captura al cierre significa:
- Los cargos se acumulan en el folio durante toda la estancia
- El monto final se captura en una sola transacción al momento de la partida
- Si el huésped tiene múltiples pagadores (del acuerdo de pago múltiple), los cargos se dividen según las reglas configuradas
Este modelo reduce el número de transacciones individuales y brinda a los huéspedes una factura clara y consolidada.
Checkout con Múltiples Pagadores
Cuando una reserva tiene múltiples autoridades de pago (por ejemplo, un huésped principal y un acompañante que acordaron compartir costos), la liquidación del folio respeta el acuerdo de pago establecido durante el check-in:
- La parte de cada pagador se calcula según las reglas del acuerdo
- Se procesan capturas separadas contra la tarjeta de cada pagador en archivo
- La vista detallada del folio muestra qué cargos están asignados a qué pagador
Transición de Estado de la Reserva
El checkout completa el ciclo de vida de la reserva:
- Reservado -- El huésped tiene una reserva confirmada
- Alojado -- El huésped ha hecho check-in y está alojado en la propiedad
- Checked Out -- La estancia está completa, el folio está liquidado, la reserva está archivada
Esta transición es actualmente unidireccional. Una vez que una reserva tiene checkout, no se puede revertir. Si un huésped necesita extender su estancia después del checkout, crea una nueva reserva desde el Gestor de Reservas.
Qué Ven los Huéspedes
Los huéspedes todavía no liquidan su propio folio, pero ya no están a ciegas:
- Durante la estancia -- los huéspedes pueden abrir Mi Folio en el chat en cualquier momento para ver su saldo en curso, los subtotales por categoría y cada elemento de línea con su fecha y hora. Consulta Descripción General de Facturación para Huéspedes.
- A la partida -- el personal procesa el checkout, y el huésped recibe un resumen de los cargos de su folio por correo electrónico o WhatsApp. El resumen incluye cargos detallados, el monto total capturado y un recibo.
- Después de la estancia -- los huéspedes pueden calificar su estancia y dejar comentarios directamente desde la app del huésped. Los comentarios van directo a tu equipo.
Un asistente de checkout de autoservicio para huéspedes -- que permita a los huéspedes revisar su folio final, disputar cargos y confirmar la partida desde su propio dispositivo -- está planificado para una versión futura.
Consejos
- Revisa los folios antes de la fecha de partida programada del huésped para evitar retrasos al momento del checkout
- Usa el filtro de la pestaña de Checkouts para ver las reservas que parten hoy y priorizar las liquidaciones
- Para disputas o preguntas de facturación después del checkout, los ajustes pueden procesarse como reembolsos a través de Stripe