Check-In en Ligne

HiLucy offre une expérience de check-in entièrement numérique que les clients complètent sur leur propre appareil avant l'arrivée. Aucun téléchargement d'application ni connexion requis -- juste un lien unique ou un QR code qui les guide à travers tout le processus.

Comment les Clients Accèdent au Check-In

Chaque réservation génère un token d'arrivée unique et à usage unique. Les clients accèdent à l'assistant de check-in de trois façons :

• QR code -- Scanner un code affiché à la réception, imprimé sur une carte de bienvenue ou inclus dans un message pré-arrivée
• Lien direct -- Cliquer sur un lien envoyé par WhatsApp ou e-mail (ex : hilucy.com/arrive/abc123)
• Chat avec LucyAI -- Le concierge IA peut envoyer le lien de check-in pendant une conversation

Comme le token lui-même authentifie la session, les clients n'ont pas besoin de créer un compte ni de se connecter.

Le Parcours d'Arrivée en 10 Étapes

L'assistant guide les clients à travers chaque étape en séquence. Les étapes déjà complètes (par exemple, si le PMS a pré-rempli les détails de la réservation) sont automatiquement sautées.

1. Bienvenue -- Un accueil personnalisé avec le nom et le logo de la propriété
2. Identification -- Le client saisit son nom et son e-mail pour s'identifier
3. Confirmer la Réservation -- Le système associe le client à sa réservation via les données PMS. Si plusieurs réservations correspondent, le client sélectionne la bonne.
4. Confirmer le Client Principal -- Le client principal vérifie et confirme ses informations personnelles (nom, téléphone, nationalité)
5. Accompagnants -- Ajouter les compagnons de voyage. Chaque accompagnant peut être invité par WhatsApp ou e-mail pour compléter son propre enregistrement simplifié via un parcours de réclamation séparé.
6. Arrangement de Paiement -- Choisir comment les frais seront répartis. Le client principal peut assumer l'entière responsabilité financière ou désigner des accompagnants comme payeurs supplémentaires.
7. Enregistrer la Carte -- Un formulaire de carte Stripe capture le moyen de paiement du client en tant que SetupIntent. La carte est conservée en dossier pour les frais de folio pendant le séjour sans débit immédiat.
8. Signer les Conditions -- Un pad de signature numérique (dessiner avec le doigt ou un stylet) capture l'accord du client aux conditions générales de la propriété
9. Compléter -- Écran de confirmation avec animation de confettis. Le statut de la réservation passe à « en séjour ».
10. Statut -- Une vue post-complétion où le client peut revoir ses détails de check-in, voir le statut des invitations aux accompagnants et accéder au portail client

Parcours de Réclamation des Accompagnants

Quand le client principal ajoute des accompagnants à l'étape 5, chaque accompagnant reçoit un lien magique vers un parcours de réclamation séparé à /claim/[token]. Le parcours accompagnant est plus court :

1. Bienvenue et vérification
2. Saisie des informations personnelles
3. Enregistrer la carte en dossier (optionnel, selon l'arrangement de paiement)
4. Signer les conditions
5. Confirmation

Les accompagnants n'ont pas besoin d'identifier une réservation -- leur token les lie déjà à la bonne réservation.

Pré-remplissage PMS

Si votre propriété utilise un PMS connecté comme Cloudbeds, les données du client et de la réservation sont pré-remplies automatiquement. Cela signifie :

• Le nom et les coordonnées du client apparaissent pré-remplis aux étapes d'identification et de confirmation
• L'attribution de chambre et les dates sont déjà associées
• Le client n'a qu'à vérifier les informations plutôt que de tout saisir manuellement

Cela réduit considérablement la friction et le temps de complétion du check-in.

Pour le Personnel de la Propriété

Le personnel peut surveiller la progression du check-in depuis l'onglet Arrivées du Gestionnaire de Réservations. Chaque carte de réservation montre quelles étapes le client a complétées. Si un client est bloqué ou abandonne le parcours, le personnel peut envoyer une notification de rappel ou assister en personne pendant que le client complète l'assistant sur son propre appareil.

Conseils

• Envoyez le lien de check-in 24-48 heures avant l'arrivée pour que les clients puissent le compléter à leur convenance
• La carte enregistrée à l'étape 7 n'est pas débitée immédiatement -- elle est conservée en dossier pour les frais de folio pendant le séjour
• Les accompagnants peuvent compléter leur parcours de réclamation indépendamment et à tout moment, même après que le client principal ait terminé