Processus de Checkout
Le checkout dans HiLucy finalise le séjour d'un client en réglant son folio et en faisant passer la réservation à son état terminé. Actuellement, le checkout est géré par le personnel de l'établissement depuis le tableau de bord admin. Les clients peuvent suivre leurs charges tout au long du séjour depuis Mon Folio dans l'application, et un assistant de checkout entièrement en libre-service est prévu au programme d'une version future.
Comment fonctionne le checkout
Quand un client est prêt à partir, le membre du personnel chargé du checkout suit ce processus depuis le Gestionnaire de Réservations :
- Réviser le folio -- Ouvrez la réservation du client depuis l'onglet Checkouts et révisez toutes les lignes de son folio. Cela inclut les charges de chambre, les frais accessoires, le minibar, les activités et tout ajustement.
- Régler les charges en attente -- Si le folio a un solde impayé, capturez le montant sur la carte enregistrée du client. HiLucy utilise un modèle de capture à la clôture : les charges accumulées pendant le séjour sont capturées sur le moyen de paiement enregistré au checkout.
- Traiter les ajustements -- Appliquez toute remise finale, correction ou charge supplémentaire avant de clôturer le folio.
- Marquer comme parti -- Cliquez sur Checkout pour faire passer la réservation du statut « en séjour » au statut « checked_out ».
Une fois le checkout effectué, la réservation est clôturée et passe aux archives.
Règlement du folio (capture à la clôture)
Pendant le séjour d'un client, les charges sont ajoutées à son folio en tant que lignes. La carte du client, enregistrée lors du check-in en ligne, est autorisée mais non débitée jusqu'au checkout. Cette approche de capture à la clôture signifie :
- Les charges s'accumulent sur le folio tout au long du séjour
- Le montant final est capturé en une seule transaction au départ
- Si le client a plusieurs payeurs (issus de l'arrangement de paiement multi-payeurs), les charges sont réparties selon les règles configurées
Ce modèle réduit le nombre de transactions individuelles et donne aux clients une facture claire et consolidée.
Checkout multi-payeurs
Lorsqu'une réservation a plusieurs autorités de paiement (par exemple, un client principal et un accompagnant qui a accepté de partager les frais), le règlement du folio respecte l'arrangement de paiement défini lors du check-in :
- La part de chaque payeur est calculée selon les règles de l'arrangement
- Des captures distinctes sont traitées sur la carte enregistrée de chaque payeur
- La vue détaillée du folio indique quelles charges sont attribuées à quel payeur
Transition d'état de la réservation
Le checkout achève le cycle de vie de la réservation :
- Réservée -- Le client a une réservation confirmée
- En séjour -- Le client s'est enregistré et séjourne à l'établissement
- Parti (Checked Out) -- Le séjour est terminé, le folio est réglé, la réservation est archivée
Cette transition est actuellement à sens unique. Une fois qu'une réservation a fait l'objet d'un checkout, elle ne peut pas être annulée. Si un client doit prolonger son séjour après le checkout, créez une nouvelle réservation depuis le Gestionnaire de Réservations.
Ce que voient les clients
Les clients ne règlent pas encore leur propre folio, mais ils ne sont plus dans le flou :
- Pendant le séjour -- les clients peuvent ouvrir Mon Folio dans le chat à tout moment pour voir leur solde courant, les sous-totaux par catégorie et chaque ligne avec sa date et son heure. Voir Aperçu de la facturation client.
- Au départ -- le personnel traite le checkout, et le client reçoit un récapitulatif de ses charges de folio par e-mail ou WhatsApp. Le récapitulatif comprend les charges détaillées, le montant total capturé et un reçu.
- Après le séjour -- les clients peuvent évaluer leur séjour et laisser un avis directement depuis l'application client. Les retours vont directement à votre équipe.
Un assistant de checkout client en libre-service, permettant aux clients de réviser leur folio final, de contester des charges et de confirmer leur départ depuis leur propre appareil, est prévu pour une version future.
Conseils
- Révisez les folios avant le départ prévu du client pour éviter les retards au moment du checkout
- Utilisez le filtre de l'onglet Checkouts pour voir les réservations qui partent aujourd'hui et prioriser les règlements
- Pour les litiges ou les questions de facturation après le checkout, les ajustements peuvent être traités comme des remboursements via Stripe