Journal d'état et remise
Le journal d'état est la piste d'audit qui vous protège dans les litiges de dommages. Chaque photo et chaque note est liée à la réservation et à l'unité, de sorte que rien ne se perd.
Consigner l'état (prise en main)
Avant que le client ne prenne l'unité :
- Dans l'onglet Locations, dépliez la ligne de la location.
- Cliquez sur Journal d'état → Prise en main.
- Prenez des photos (tour des 4 coins, plus des gros plans de tout dommage préexistant).
- Parcourez la check-list (feux, freins, carburant, rétroviseurs, pneus, etc. — les éléments dépendent de votre type de produit).
- Ajoutez toute note en texte libre.
- Enregistrez. Le journal s'horodate automatiquement et est rattaché à la réservation.
Consigner l'état (retour)
Lorsque le client rend l'unité :
- Dépliez la ligne de la location → Journal d'état → Retour.
- Prenez des photos et parcourez la même check-list.
- Si quelque chose a changé, le nouveau journal diffère de celui de la prise en main ; vous pouvez signaler la différence et déclencher un Ajout de charge ou une Charge pour dommage.
- Enregistrez.
Pourquoi deux journaux
Les journaux de prise en main et de retour forment ensemble une paire « avant / après » — lorsque le client conteste une charge pour dommage, vous pouvez montrer les deux côte à côte avec horodatages, photos et le nom du membre du personnel ayant effectué la remise. Stripe et Cloudbeds acceptent tous deux cela comme preuve.
Check-list de remise
La check-list de remise est un parcours de remise plus riche et plus structuré qui s'appuie sur le journal d'état de base. Vous la trouverez dans le tiroir de détail de la location sous Remise et état — elle s'ouvre par défaut comme outil principal de prise en main/retour. Elle capture :
- Tous les éléments de la check-list (configurables par type de produit via des modèles de remise)
- Des photos pour chaque élément, plus une vidéo guidée de tour à 360°
- La signature numérique du client
- Le niveau de carburant (jauge)
- Le relevé du kilométrage
- Le décompte des accessoires (casques, supports de téléphone) remis et rendus
- La confirmation du dépôt (liée au panneau de dépôt)
Certains éléments sont obligatoires avant que la check-list puisse être terminée — par exemple, le décompte des accessoires et la vidéo de tour — de sorte que chaque remise produit un dossier de preuves cohérent. Les check-lists de prise en main et de retour peuvent être comparées côte à côte, et la passe de retour peut signaler des différences pour une charge de dommage.
Elle produit un dossier unique qui peut être exporté ou joint à des preuves de litige.